ТОП-10 полезных программ для оптимизации деятельности офисных работников

Программное обеспечение для сотрудников офиса играет определяющую роль, когда встает вопрос об эффективности работы. Потому что ПО – это, по сути, рабочие инструменты сотрудников, и чем этих инструментов больше, чем они функциональнее – тем лучше сотрудник выполняет поставленную задачу. Кратко рассмотрим самые полезные программы, без которых сегодня не обойтись ни одному специалисту.

1) Microsoft Office

MS Office – не программа, а целый пакет типовых решений, которые позволяют создавать текстовые файлы (Word), таблицы (Excel), презентации (Power Point), заметки (OneNote) и тд. MS Office имеет массу встроенных функций, включая переводчик, распознавание речи, распознавание текста на картинках. Плюс всё это можно хранить не на рабочем ПК, а в облаке, чтобы при необходимости получить доступ к файлам с любого гаджета. Почти у всех приложений есть онлайновые версии. ПО работает с Windows, macOS и мобильными операционными системами Android и iOS.

2) Google Docs

Технически это тот же набор базовых офисных программ, аналогичный Microsoft Office, но полностью вынесенный в онлайн. Отличие в том, что Google Docs позволяет открывать доступ к файлам неограниченному числу пользователей, и таким образом все задействованные специалисты могут вместе делать презентацию, таблицу или составлять бизнес-план. При этом не нужно устанавливать никакого дистрибутива, необходим только аккаунт в Google.

3) Evernote

Это кроссплатформенное приложение, предназначенное для систематизации заметок. Идея проста – вы можете заливать в приложение любые текстовые, графические и аудио-файлы, помечая их специальными тегами. Затем по тегам заметки можно группировать в любых последовательностях, есть поиск по заглавию, содержанию, дате создания. Встроен базовый текстовый редактор, возможна синхронизация между разными типами устройств, работа в онлайн и оффлайн-режиме.

4) Spark

Несмотря на тотальное распространение социальных сетей и мессенджеров, электронная почта всё равно остается одним из основных средств общения, особенно в бизнес-среде. Причем кто-то из партнеров использует Яндекс.Почту, кто-то Mail, а у кого-то только Google-аккаунт. Зачастую приходится заводить почтовые ящики на всех этих площадках, так как то, что они независимые, создает некоторые трудности с точки зрения систематизации переписки. Но Spark раз и навсегда решает эту проблему, сводя все ваши почтовые аккаунты под одну удобную программную оболочку с десятками настроек, включая оповещения. И даже можно синхронизироваться с watchOS.

5) Cold Turkey Blocker

Это приложение для самоорганизации – оно помогает не отвлекаться на сторонние факторы в процессе работы. Вы вручную задаете период, когда вам требуется максимальная концентрация, и указываете приложению, какие сайты и программы оно должно блокировать в это время. После запуска периода у вас не получится, например, зайти в ВК или запустить Телеграм. В приложении масса возможностей, вплоть до планирования графика работы на недели вперед.

6) MindNode

Удивительно простое, но оттого лишь более востребованное приложение для мозговых штурмов. MindNote позволяет создавать карты мыслей и наглядно визуализировать любые ментальные схемы – как в детективах делают полицейские, только без ватманов, фотографий, ниток и цветных кнопок. В приложении есть базовые шаблоны и встроенные схемы, но вы можете свободно корректировать их и создавать свои. Это позволяет быстро и удобно систематизировать и оптимизировать работу команды в рамках конкретного проекта или группы проектов.

7) f.lux

Это приложение тоже оптимизирует вашу работу, но иначе. Подумайте о том, что в течение рабочего дня освещение в вашем офисе меняется, но яркость и контрастность экрана остаются неизменны. Это значит, что в какой-то момент экран может быть слишком ярким или наоборот – слишком тусклым, что приводит к усталости глаз, а это невозможность долго фокусироваться на одном объекте, дискомфорт, мигрень, желание поскорее закончить работу. F.lux решает проблему, автоматически подстраивая параметры экрана под освещение, причем есть возможность тонкой настройки по множеству показателей вплоть до цветопередачи.

8) Paste

Незаменимое приложение для офисных сотрудников, которым постоянно приходится работать с большими объемами текстовых данных. Это модификатор буфера обмена, благодаря которому буфер может сохранять не один скопированный массив текста, а столько, сколько вам нужно. Более того – Paste позволяет записывать в память буфера обмена отдельные файлы, а для текста оно сохраняет исходное форматирование, так что можно копировать даже таблицы без потери данных. И всё это можно передавать в рамках всех ваших устройств, если они синхронизированы через Paste. Включая мобильные гаджеты.

9) GIMP

Трудно представить офисного сотрудника, который не работает с графическими изображениями. Например, контент-менеджеру нужно обрезать фото, чтобы залить его на сайт, или копирайтер пишет КП и нужно вставить в файл логотип компании, скорректировав изображение по цветности. Звать для этого дизайнера из другого отдела? Самому учиться азам Photoshop? Всё куда проще – достаточно установить GIMP, и приложение поможет справиться с любой подобной задачей. Простой интуитивный интерфейс и полный перечень базовых возможностей по редактированию изображений существенно облегчат жизнь и ускорят рабочий процесс.

10) Bitcop, и другие подобные программы

О повышении производительности офисных сотрудников с помощью мотивации и планерок можно говорить очень долго. Но не лучше ли точно знать, чем занят каждый специалист в конкретный момент времени? Для этого создаются программы, позволяющие отслеживать все действия сотрудника за рабочим ПК в процессе трудового дня, включая его общение в мессенджерах, запуск приложений и сайтов, не связанных с работой. Всё это формируется в наглядные отчеты, которые доступны в режиме онлайн. Плюс в ответ на несанкционированные действия программы сделают скриншоты и сразу отправят их руководителю вместе с отчетом. Применительно к пользе для самого сотрудника, вполне можно говорить о развитии мотивации и самодисциплины.